ใช้ AI ในที่ทำงานยังไงไม่ให้ข้อมูลบริษัทหลุด

พนักงานจำนวนมากเริ่มใช้ AI ช่วยงานประจำวันโดยไม่ผ่านการอนุมัติหรือแนวทางจากบริษัท ปัญหาที่ตามมาไม่ใช่แค่เรื่องประสิทธิภาพงาน แต่คือความเสี่ยงด้านข้อมูลที่หลายคนไม่ทันคิดก่อนวางข้อมูลลงในกล่องแชท

ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริงบ่อยที่สุด

วางข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลลับลงใน AI สาธารณะ

พนักงานหลายคนคัดลอกอีเมลลูกค้า สัญญา หรือข้อมูลการเงินภายในไปให้ AI ช่วยสรุปหรือแก้ไข โดยไม่รู้ว่าข้อมูลนั้นอาจถูกเก็บไว้เพื่อฝึกโมเดล หรือเข้าถึงได้โดยผู้ให้บริการ ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละบริการ

ใช้บัญชี AI ส่วนตัวทำงานบริษัท

การใช้บัญชีฟรีหรือส่วนตัวที่ไม่มีข้อตกลงระดับองค์กร (enterprise agreement) หมายความว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าไปอาจไม่ได้รับการคุ้มครองในระดับเดียวกับระบบภายในบริษัท

เชื่อมต่อ AI กับระบบภายในโดยไม่ผ่านการตรวจสอบความปลอดภัย

ปัจจุบัน AI agent เชื่อมต่อกับเครื่องมือต่างๆ ได้ง่ายขึ้น เช่น ปฏิทิน อีเมล หรือระบบไฟล์ ถ้าเชื่อมต่อโดยไม่มีการจำกัดสิทธิ์ที่รอบคอบ อาจเปิดช่องให้เข้าถึงข้อมูลเกินความจำเป็น

หลักการใช้ AI ในที่ทำงานให้ปลอดภัย

1. รู้ว่าข้อมูลอะไรห้ามวางลงใน AI สาธารณะ

ข้อมูลลูกค้าที่ระบุตัวตนได้ ข้อมูลการเงิน ความลับทางการค้า หรือข้อมูลที่อยู่ภายใต้ข้อตกลงไม่เปิดเผย (NDA) ไม่ควรวางลงในเครื่องมือ AI ที่ไม่มีข้อตกลงด้านความปลอดภัยกับบริษัทชัดเจน

2. ใช้เวอร์ชันองค์กรที่มีการควบคุมข้อมูล แทนบัญชีส่วนตัว

บริการ AI ระดับองค์กรมักมีนโยบายไม่ใช้ข้อมูลลูกค้าไปฝึกโมเดล และมีการควบคุมการเข้าถึงที่ชัดเจนกว่าบัญชีฟรีทั่วไป ถ้าบริษัทมีเวอร์ชันนี้ ควรใช้แทนบัญชีส่วนตัวเสมอ

3. ปกปิดหรือแทนที่ข้อมูลที่ระบุตัวตนได้ก่อนใช้งาน

ถ้าจำเป็นต้องใช้ AI กับข้อมูลที่มีรายละเอียดอ่อนไหว ให้ลบหรือแทนที่ชื่อจริง เลขบัญชี หรือข้อมูลที่ระบุตัวตนได้ก่อน แล้วค่อยใช้โครงสร้างข้อมูลที่เหลือ

4. จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของ AI agent ให้เท่าที่จำเป็น

ถ้าต้องเชื่อมต่อ AI กับระบบภายใน ควรให้สิทธิ์เท่าที่งานนั้นต้องการจริงๆ ไม่ใช่เปิดสิทธิ์เข้าถึงทุกระบบไว้ล่วงหน้า และควรมีจุดยืนยันจากคนก่อนทำ action ที่มีผลกระทบ

5. ทำความเข้าใจนโยบายบริษัทและถามถ้าไม่ชัดเจน

หลายองค์กรยังไม่มีนโยบายเรื่องการใช้ AI ที่ชัดเจน พนักงานที่ไม่แน่ใจควรถามฝ่าย IT หรือฝ่ายกฎหมายก่อน ดีกว่าเดาเองแล้วเกิดปัญหาทีหลัง

จริยธรรมที่มองข้ามไม่ได้

นอกจากเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล ยังมีคำถามเชิงจริยธรรมที่ควรคิดถึง เช่น การใช้ AI สร้างเนื้อหาที่อ้างว่าเป็นความเห็นของคนจริงโดยไม่บอกผู้อ่าน หรือการใช้ AI ประเมินผลงานพนักงานโดยไม่มีมนุษย์ตรวจสอบ ความโปร่งใสกับผู้ที่เกี่ยวข้องว่าใช้ AI ตรงไหนบ้าง เป็นเรื่องที่ควรพิจารณาควบคู่ไปกับประสิทธิภาพที่ได้

สรุป

AI ช่วยงานได้เร็วขึ้นจริง แต่ความเสี่ยงด้านข้อมูลที่มาพร้อมกันมักถูกมองข้ามเพราะความสะดวก พนักงานและองค์กรควรมีความเข้าใจร่วมกันว่าข้อมูลแบบไหนวางลงใน AI ได้ แบบไหนไม่ได้ และควรใช้เครื่องมือระดับองค์กรที่มีการควบคุมชัดเจนแทนบัญชีส่วนตัว

ความสะดวกที่ได้จาก AI ไม่ควรแลกมาด้วยความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญของบริษัทหรือลูกค้าจะหลุดออกไปโดยไม่ตั้งใจ